電話対応に悩むあなたへ
読者さん: こんにちは、もえさん。社会人1年目で電話対応に悩んでいます。担当者が不在の場合、こちらから掛け直すことになって
いるのですが、電話番号を確認する際のやりとりがうまくできません。この流れで問題がないか、改善点があれば教えていただけると助かります。
もえ: こんにちは！お話ししてくれてありがとう。電話対応は本当に最初は難しいですよね。特に1年目だと、緊張もあるし、どう進めていいか迷ったりしますよね。具体的なやりとりを見せてくれて、すごく助かります。まずは、流れを確認してみましょうか。
まずは流れを確認しよう
読者さん: はい、流れは以下の通りです。自分が「申し訳ございません。〇〇は席を外しておりますので折り返すよう申し伝えましょうか？」と始めて、相手が「はい、お願いします」と答えた後に電話番号を確認するんです。
もえ: なるほど、その流れはとても丁寧ですね。「申し訳ございません」という言葉から始めることで、相手に対しての配慮が伝わりますし、良いスタートだと思います。ただ、電話番号を確認する際の表現を少し工夫してみると、もっとスムーズになるかもしれません。
読者さん: 具体的にはどういう感じですか？
よりスムーズな確認方法
もえ: 例えば、電話番号を確認するときに「お電話番号はこちらでお間違いございませんか？」という質問の代わりに「お電話番号を再度確認させていただいてもよろしいでしょうか？」と言うと、相手も受け入れやすくなることがあります。
読者さん: 確かに、その言い回しだと相手もリラックスできそうですね。
もえ: そうそう！その後に「○○○-○○○○-○○○○でお間違いございませんか？」と確認する流れはしっかりしています。相手が確認しやすいように、他の人でも聞き取りやすいスピードで話すことも意識してみると良いですよ。
自信を持つために
読者さん: 話すスピードですね。確かに、焦ると早口になってしまいます。それが悪影響を与えるかもしれませんね。
もえ: そうです！電話の時は特に、相手に安心感を与えるために、ゆっくりと話すことが大切です。それに、自信を持って話すと、相手にもその自信が伝わります。もし、緊張している時は、深呼吸をしてから話すと良いかもしれません。
読者さん: 深呼吸、いいアイデアですね。緊張が和らぐかもしれません。
実際の体験をシェア
もえ: そうなんです。私も最初の頃は電話でのやりとりがとても苦手で、相手の言っていることが聞き取れなかったり、うまく応答できなかったりしました。でも、失敗を重ねるうちに、少しずつ要領が分かってきました。実践を重ねることが一番の上達法だと思います。
読者さん: それを聞いて少し安心しました。失敗しても大丈夫なんですね。
もえ: もちろん！失敗は成長の一部ですから。もし何かトラブルがあったとしても、それをどう解決するかが大切です。電話対応を通じて、コミュニケーションスキルもどんどん向上していくと思いますよ。
最後の確認とお礼
読者さん: そう言ってもらえると、少し気が楽になります。最後に、電話を切る際の挨拶についてはいかがでしょうか？
もえ: 「はい、失礼致します」という表現は丁寧で良いですが、もう少しフレンドリーにしたい場合は「それでは、失礼いたします。良い一日をお過ごしください」など、相手を気遣う言葉を添えると、印象が良くなると思います。
読者さん: なるほど、最後の一言が大切なんですね。
もえ: その通り！ちょっとした気遣いが、相手に良い印象を与えることができます。自分自身も、相手に感謝の気持ちを伝えられるので、心が温かくなりますよ。
まとめ
読者さん: 今日は色々とアドバイスをいただいて、本当に感謝しています。今の流れを改善して、電話対応に自信を持てるように頑張りたいです。
もえ: ぜひ、頑張ってくださいね！最初は誰でも悩むことですが、続けることで必ず上達します。私もいつでも応援していますから、何かあったらまた相談してくださいね。
読者さん: ありがとうございます、もえさん！これからも頑張ります！
もえ: 私も楽しみにしています！応援していますよ！
