読者からの質問:
顧客に提出した書類に間違いがあった場合、責任の割合はどのようになるのでしょうか。具体的には、部下が書類を作成し、上司がチェックせず、社長が実印を押した状況です。部下が顧客に渡した後、上司が間違いに気付いた場合、責任の割合は部下、上司、社長それぞれどのくらいになるのでしょうか。また、顧客に内容の取り消しを依頼するのは部下、上司、社長の誰が行うべきなのでしょうか。
顧客に提出した書類の間違いと責任の割合
顧客に提出した書類に間違いがあった場合の責任の割合について、ちょっとした経験を交えてお話ししようと思う。ある日、司法書士の事務所での出来事を思い出す。部下が一生懸命に書類を作成し、上司が確認を怠り、最終的には社長が実印を押したという状況だ。考えてみると、これってかなりの責任の連鎖があるよね。
まず、部下の責任だが、書類を作成したのだから一定の責任はある。だが、彼がまだ経験が浅い場合、責任の程度は軽くなることもある。実際、僕も最初の頃はミスを連発していたが、上司や先輩に助けられたことが多かった。だから、部下の責任は30%くらいと考えるのが妥当だろう。
次に、上司の責任。上司は部下の作成した書類をチェックする役目を持っている。チェックを怠ったということは、業務上の注意義務を果たしていないわけで、責任は重い。ここは50%くらいの責任があると見ていいだろう。上司としては、部下を信頼しつつも、最終確認を怠るとこういう事態になることを痛感した。
最後に社長の責任。社長が実印を押した時点で、書類は正式なものとなる。社長も確認を怠ったと言えるが、社長の立場からすれば、全ての詳細を把握するのは難しい。だから、責任は20%くらいと考えられる。もちろん、社長としても「確認しなかった」という点は痛いところだが、全体の流れの中では一番責任が軽いと言えるかもしれない。
顧客への取り消し依頼は誰がするべき？
さて、顧客に内容の取り消しを依頼するのは、誰が行うべきだろうか。ここで重要なのは、誠意を持って対応することだ。部下が書類を作成したという事実があるので、部下が直接顧客に連絡するのが理想的だろう。ただ、上司や社長がフォローアップする形でサポートするのがベストだと思う。場合によっては、「私が担当していた書類にミスがあり、申し訳ありません」と直接謝罪することで、信頼関係を築くきっかけにもなる。
僕自身、こうした経験を通じて、ミスを恐れずにコミュニケーションを大切にすることの重要性を実感している。ミスを隠そうとするのではなく、オープンに話すことで信頼が深まるし、次に生かせる。
みんなもこんな経験があるのではないだろうか？コメントでシェアしてくれると嬉しい。どんな対応をしたのか、どんな気持ちになったのか、ぜひ教えてほしい。
