読者からの質問:
前撮りの問い合わせメールに対してお断りの返信をしたいのですが、どう書けばいいか悩んでいます。数週間以内に前撮りをすることになり、急いでスタジオ5社に予約可能日を問い合わせたところ、4社からすぐに返事があり、全てのスタジオで希望日の空きがあるとのことでした。
その中で3社にはお断りをしなければならないのですが、はっきりと「他社にお願いすることになった」と伝えてもいいのでしょうか。それとも、理由をぼかした方が良いのでしょうか。こちらから日程を指定しているので、「都合が合わなくなった」という理由は使えないと思っています。もちろん、早急に対応していただいたことへの感謝の気持ちは伝えたいです。どのように書けば良いかアドバイスをいただけると助かります。
お断りのメールを書くときの心構え
こんにちは！前撮りの問い合わせに対してお断りのメールを書くの、少し緊張しますよね。私も以前、同じような経験がありました。結婚式の準備で、スタジオ選びに悩んでいたとき、たくさんのスタジオに問い合わせをしたことを思い出します。そのときの緊張感や、思いがけないエピソードが今でも心に残っています。
感謝の気持ちを伝える
まず、どのスタジオにも早急に対応してもらったことに感謝の気持ちを伝えるのが大事です。私も、初めてお会いしたスタジオのスタッフさんがとても親切で、笑顔で対応してくれたのを思い出します。お断りのメールの最初に、「この度は迅速にご対応いただき、誠にありがとうございました」と書くと、相手も気持ちよく受け取ってくれると思いますよ。
理由はシンプルに
次に、理由についてですが、「他社にお願いすることになった」とはっきり伝えるのも全然問題ないと思います。私も以前、同じようにお断りのメールを送った際に、率直にその理由を伝えたところ、相手も理解してくれた経験があります。ただ、相手に失礼のないように、少し柔らかい言い回しにすると良いかもしれません。「他社のスタジオにお願いすることに決めました」といった表現にすると、より丁寧です。
実際のメールの例
実際にメールを書くときは、こんな感じで書いてみるといいかもしれません：
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件名: 前撮りに関するお礼とお断り
〇〇スタジオ様
お世話になっております。〇〇と申します。
この度は、前撮りのご提案を迅速にご対応いただき、誠にありがとうございました。お話しを伺い、とても素敵なプランをご提案いただきました。
しかしながら、他社のスタジオにお願いすることに決めました。素敵なご提案をいただきながら、このようなお返事となり申し訳ありません。
また機会があれば、ぜひお世話になりたいと思っております。本当にありがとうございました。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇
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なんて、シンプルだけど心のこもったメールになると思います。
あなたの体験を教えて！
私もこのような経験を通して、少しずつ成長している気がします。皆さんは、前撮りや他の準備でどんなことを感じましたか？ぜひ、コメントで教えてくださいね！どんな小さなエピソードでも、共感できることがたくさんあると思います。一緒に楽しい思い出をシェアしましょう！
